Les Tâches

Les informations générales sont à renseigner dans le premier onglet :

• Le libellé de la tâche

• Si nécéssaire, une description supplémentaire

• La date de début d'affichage, par défaut elle s'affiche dès la création mais il est possible de planifier des tâches pour qu'elles n'apparaissent aux utilisateurs qu'à une date ultérieure

• La date limite, il s'agit de l'échéance à laquelle la tâche doit être réalisée.

• Le paramétrage dans les emails de notification d'activités (détaillé à l'étape Récapitulatif des tâches)

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Une fois les informations saisies, cliquer sur le bouton Suivant en bas de page pour passer à la sélection du périmètre d'immeubles concernés (Image 2) :

• Il est possible de créer des tâches sur toutes les versions d'immeubles (master, scénario etc)

• Des filtres sont disponibles pour chacune des colonnes, notamment pour utiliser une recherche sauvegardée (disponible en cliquant sur l'entonnoir dans la colonne Nom de l'immeuble).

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Cliquer sur le bouton Suivant pour indiquer les utilisateurs concernés par l'activité dans le dernier onglet (Image 3) :

• Il est possible d'ajouter les utilisateurs individuellement, dans ce cas ils peuvent valider les tâches qu'ils soient ou non dans l'équipe de l'immeuble.

• Ou de définir que l'activité s'applique à un ou plusieurs rôles de l'équipe immeuble, dans ce cas, chaque utilisateur peut valider uniquement les tâches concernant les immeubles sur lesquels il intervient dans l'équipe..

Enfin, cliquer sur la double flèche pour valider la saisie.

Pour accéder aux tâches, il faut cliquer sur le bouton latéral à droite de l'écran.

La liste des tâches est alors affichée, pour vous et les utilisateurs éventuellement indiqués :

En cliquant sur la tâche, on accède alors au détail :

• La description est affichée

• Le détail des immeubles également :

  • Les immeubles encore en attente

  • Les immeubles complétés affichés en grisé dans la partie basse.

• Un bouton commentaire permet d'ajouter des notes sur une tâche, son affichage diffère si un commentaire est présent :

À partir de votre page, accessible en cliquant sur l'icône en haut à droite de l'écran, puis sur votre nom vous pouvez accéder au paramétrage de votre récapitulatif d'activités.

Le premier volet, Liste des notifications par activité permet de définir parmi toutes les activités disponibles la fréquence d'envoi de celles-ci.

Le second volet, Fréquence des notifications permet :

• Pour chacune des fréquences, d'indiquer quel(s) jour(s) le rapport doit être transmis

• D'indiquer l'heure à laquelle le mail récapitulatif doit être envoyé

• Et enfin d'activer/désactiver les mails récapitulatifs avec la coche

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Pour les tâches personnalisées, il est possible de définir dans quels mails elles apparaîtront.

Par exemple, en décochant « Dans l’email quotidien » pour la tâche TEST, celle-ci ne sera pas incluse dans le mail quotidien. Toutes les autres tâches personnalisées continueront d’y figurer, sauf celle-ci.

En revanche, la tâche TEST sera toujours transmise dans les mails hebdomadaires et mensuels si ces options restent cochées et que l'option d'envoi de ces mails est paramétrée.