Les Mandats (Commercialisation)

La partie supérieure de l'écran permet d'afficher une synthèse, par typologie des lots, qui permet de visualiser rapidement les surfaces couvertes ou non par un mandat ainsi que la part de vacant pour ces mêmes surfaces.

Cette vue permet de visualiser, sur un an glissant, les lots concernés par de la vacance à venir (date de break, date de fin ou congé).

Les lots sont pré-sélectionnés par défaut selon ce critère mais tous les lots de l'immeuble sont disponibles dans la liste déroulante et peuvent être affichés à l'écran.

Grâce au code couleur il est possible d'identifier rapidement les surfaces déjà couvertes par un mandat (bleu) ou non.

Pour ces dernières, il peut être envisagé de contractualiser avec un broker.

La création du mandat de commercialisation peut d'ailleurs être effectuée depuis cet écran en utilisant la coche à droite de l'écran en face de chaque lot puis en cliquant sur le bouton + Créer un mandat.

Pour créer un mandat, cliquer sur le bouton + Créer un nouveau mandat.

Pour accéder aux options de consultation, édition ou encore pour dupliquer, terminer ou supprimer un mandat, il faut au préalable cliquer sur le ligne du mandat à traiter pour afficher ces options.

La première partie de la création du mandat porte sur les informations générales :

• Numéro du mandat

• Nom

• Date de début

• Date de fin

• Durée de la tacite en mois

• Nombre de tacite

• Loyer cible

• Type de mandat (simple ou exclusif)

  Si mandat exclusif, il est possible de renseigner la typologie détaillée, en fonction du nombre de brokers intervenant dans le mandat

• Signé?

• Avenant?

• Commentaire

• Lier aux lots de l'immeuble

Une fois les données principales renseignées, cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l'onglet Agent.

Dans cet onglet Agent, ajouter les brokers intervenant dans le mandat.

Il est possible d'indiquer quels brokers ont été consultés et ceux qui ont été effectivement retenus.

La liste de ces brokers sera disponible en aide à la saisie au niveau des honoraires brokers des baux (Image 2).

Cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l'onglet Honoraires fixes

L'écran des honoraires fixes diffère selon le type de mandat.

Pour les mandats simples, il est possible de renseigner :

• un taux d'honoraires sur le loyer économique

• un taux d'honoraires sur le loyer de base

• un montant forfaitaire

Pour les mandats exclusifs (Image 2), il est possible de renseigner :

• À partir d'un taux d'honoraires sur le loyer économique, de base ou à partir d'un montant fixe :

  • Sans tiers agent intervenant dans le deal :

    • Le pourcentage revenant au broker faisant le deal

    • Le pourcentage revenant au(x) broker(s) ne faisant pas le deal

  • Avec tiers agent intervenant dans le deal :

    • Le pourcentage revenant au broker faisant le deal

    • Le pourcentage revenant au tiers agent faisant le deal

    • Le pourcentage revenant au(x) broker(s) ne faisant pas le deal

Au niveau du bail, dans notre exemple, le montant d'honoraires calculé sera 10% du loyer de base, le montant d'honoraires calculé selon la répartition indiquée sera quant à lui visible sur la fiche tiers du broker (Image 2).

77 840€ d'honoraires réparti comme suit :

• 77 840 * 80% = 62 272€ pour CBRE faisant le deal

• 77 840 * 20% = 15 568€ pour DTZ Brokers, autre broker retenu n'ayant pas réalisé le deal.

Une fois les honoraires fixes définis, cliquer sur le bouton suivant pour passer à l'onglet des Honoraires variables.

Les fonctionnalités d'honoraires variables sont quant à elles identiques quel que soit le type de mandat crée.

Il est possible de paramétrer les honoraires variables en fonction de différents incentives :

• Sur le loyer cible

• Sur la durée cible

• Sur la surface cible

• Sur la date cible (date de signature ou date de début du bail)

Une fois les honoraires variables saisis, cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l'onglet Documents.

Il est possible de stocker à cet onglet les différents documents relatifs au mandat.

Cliquer enfin sur la double flèche pour finaliser la saisie.

Le module permet également la création et le suivi des visites réalisées dans le cadre du mandat.

Il est possible d'indiquer la surface et les lots concernés par la visite, de renseigner la probabilité que cette visite donne lieu à la contractualisation d'un contrat ou encore d'indiquer le prospect concerné.

Comme pour les mandats, un encart "Visites" est disponible sur le tiers broker et permet d'obtenir une synthèse pour tous les immeubles sur lesquels il intervient (Image 2).

Les derniers objets gérés dans ce module sont les propositions commerciales.

Dernière étape avant la contractualisation, elles peuvent être modélisées en lien avec une visite préalablement réalisée.

La proposition peut porter différentes informations du potentiel contrat comme le preneur, déjà identifié ou non, les surfaces / lots concernés ainsi que les dates et conditions financières négociées.

Plusieurs rapports standards sont disponibles pour ce module :

• Rapport Mandats de commercialisation

• Rapport Mandats de commercialisation des lots

• Rapport Propositions commerciales

• Rapport Visites

Comme indiqué en amont du mode opératoire, un certain nombre d'outils de suivi sont disponibles sur la fiche du tiers Broker :

• Encart Signatures

• Encart Évolution des visites (Image 2)

• Encart Mandats et signatures (Image 3)

• L'encart Mandats par typologie